Transición segura a ISO 45001: 2018 con DQS – Paso a Paso

ISO 45001: 2018 reemplazará el estándar “antiguo” para sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional, BS OHSAS 18001, el 11 de marzo de 2021. Y si bien el nuevo estándar se basa en el anterior, ISO 45001 se centra en la interacción de una organización con su entorno empresarial, mientras que BS OHSAS 18001 se centró directamente y muchas veces exclusivamente en riesgos laborales.

Transición segura: qué hacer

• Identifique su delta organizacional así como también cualquier brecha en el contenido entre su sistema de administración actual y los nuevos requisitos de ISO 45001. Determine las partes interesadas relevantes, así como los temas internos y externos que pueden afectar las actividades de su organización. La pregunta central que debe hacerse es: ¿cómo pueden controlarse o gestionarse los riesgos resultantes del impacto de los temas internos y externos?
• Cree un plan de transición y convierta la transición en un proyecto. Defina el alcance del sistema de gestión teniendo en cuenta sus objetivos. Definir acciones para la implementación.
• Actualice su sistema de gestión actual de acuerdo con los nuevos requisitos.
• Recuerde realizar sesiones de capacitación y sensibilización para todos los involucrados que tienen influencia en la efectividad del sistema, especialmente los auditores internos.
• Verifique la efectividad de las acciones implementadas, generalmente a través de auditorías internas y la posterior revisión de la dirección.

Póngase en contacto con su oficina local de DQS para organizar su auditoría de transición.

Auditoría de transición = Revisión de la preparación + Auditoría del sistema

Esa es la fórmula para su primera certificación según ISO 45001. La transición se lleva a cabo en dos pasos: en base a la revisión de preparación en el sitio (Etapa 1 Auditoría, incluye una revisión del plan interno del proyecto para la transición y evaluación de los cambios realizados en sistema de gestión), y una auditoría integral del sistema en el sitio (Etapa 2 de Auditoría), que evalúa la implementación y la efectividad de su sistema de gestión.

La transición es posible en cualquier re-certificación debidamente programada, auditoría de vigilancia o en cualquier otro momento que elija. Siempre que su sistema de gestión cumpla con todos los requisitos de ISO 45001, se le expedirá un nuevo certificado con una validez de tres años. Esto inicia un nuevo ciclo de certificado con las auditorías de vigilancia habituales para supervisar el desarrollo posterior de su sistema de gestión.

Una forma sensata de comenzar: Auditorías de brecha

Una auditoría de brecha adicional “ascendente” le brinda la ventaja de conocer los recursos y el tiempo necesarios para una transición exitosa con anticipación. Durante una auditoría de brecha, DQS, el auditor de DQS revisará todo su sistema y todos los aspectos nuevos del estándar. Esto le permite identificar la posible necesidad de acción y lo mantiene a salvo de la sorpresa durante la auditoría de transición. Las auditorías de brecha pueden realizarse en cualquier momento e independientemente de las auditorías programadas regularmente.

Una auditoría de brecha puede considerarse equivalente a una Revisión de Preparación de Etapa 1 si se ha establecido la voluntad de cumplir con todos los nuevos requisitos. El tiempo entre la auditoría de brecha y la auditoría del sistema (Etapa 2) no puede exceder los seis meses.

Recomendamos: transición segura, transición temprana

Por supuesto, también puede mantener su certificado BS OHSAS actual durante el período de transición oficial de tres años. Sin embargo, recomendamos la transición anticipada para aprovechar los beneficios del nuevo enfoque de gestión. DQS lleva a cabo certificaciones iniciales y nuevas a la norma anterior a petición, pero solo hasta el 11 de marzo de 2020. Después de ese día, la carga financiera sobre nuestros clientes ya no es justificable. También tenga en cuenta, por favor, que los certificados emitidos al antiguo estándar tienen un período de validez más corto, ya que caducarán el 11 de marzo de 2021.

Para averiguar cómo su organización puede beneficiarse al máximo de la transición al nuevo estándar, y para programar auditoria de brecha o cualquier otra auditoría, comuníquese con nuestra oficina.

La nueva ISO 50001: 2018, publicado en Agosto 2018, aplica la estructura de alto nivel ISO (HLS), cual es común para todas las normas ISO que han sido actualizado recientemente. La mayoría de los cambios en la nueva ISO 50001: 2018 son inducidos por el HLS (High Level Structure), mientras algunos son específicos de la gerencia energía.

Muchos cambios están relacionados con el nivel HLS y son de forma administrativa o ya conocido por normas recientemente actualizados. Se refieren a principalmente al rol de la alta dirección, al manejo de los partes interesadas, a riesgos, a la planificación, al monitoreo y a la competencia.
 
Entre los cambios principales que específicamente se refieren a la gestión energética se encuentran los siguientes:
 
(3.4ff) – Nuevas definiciones para “factor estático”, “variable relevante” y “normalización”
 
(4.3) El alcance – Defina que los tipos de energía dentro del alcance del EnMS no pueden ser excluido. – Las organizaciones deben asegurarse de que tienen la autoridad para controlar su eficiencia energética, uso de energía y consumo de energía dentro del alcance y los límites 
 
(6.3) Revisión energética – Procesos transparentes relacionado con los usos energéticos significativos (UES) para hacer un “flujo” más lógico y criterios conectados: Definir las variables relevantes, el rendimiento energético actual e identificar las personas que influyen o afectan el cada un UES
 
(6.4) Indicadores de rendimiento energético – Establecer indicadores de rendimiento energético determinados (IRE) que permitirán a la organización demostrar la mejora del rendimiento energético. – Al tener datos en la organización que indiquen que las variables relevantes afectan significativamente el rendimiento energético, dichos datos deben ser base para establecer indicadores de rendimiento energético siendo apropiados para garantizar que el IRE sea adecuado para su propósito. Los valores de IRE se deben conservar como información documentada. 
 
(6.5) Línea base de energía – Cuando la organización tenga datos que indiquen que las variables relevantes afectan significativamente el rendimiento energético, la organización deberá llevar a cabo una normalización de los indicadores de rendimiento y de la línea base de energía correspondiente para comparar los cambios en el rendimiento energético. La línea base debe ser revisada al encontrar cambios importantes en los factores estáticos. 
 
(6.6) Planificación para la recopilación de datos de energía – Este termino ha sustituido el Plan de Medición de Energía” en la edición dela norma anterior, versión 2011. El plan debe especificar los datos necesarios para controlar las características claves y debe establecer cómo y a qué frecuencia se recopilarán y conservarán los datos. Defina explícitamente para cual áreas se debe colectar datos. Los datos deben ser conservados como información documentada y deben incluir las variables relevantes relacionadas con UES; el consumo de energía relacionado con las UES y con la organización; las características operacionales relacionadas con UES; los factores estáticos (si aplica); datos especificados en planes de acción. El plan de recopilación de datos de energía debe ser revidado en intervalos definidos y requiere actualizará cuando corresponde.