31.03.2020: COVOD-19 y Auditorías Remotas

En las últimas semanas ha aumentado considerablemente el número de países afectados por el SARS-CoV-2 o el llamado “Coronavirus”. Esta situación también ha afectado a muchas de nuestras oficinas del DQS. Globalmente, DQS rutinariamente realiza más de 125.000 auditorías por año; ¡eso significa alrededor de 300 auditorías al día! El brote tiene un impacto inmediato y enorme en las auditorías planeadas de la DQS e incluso a futuras , ya que el desarrollo de la situación es imprevisible.

Para hacer frente a la situación actual, los organismos de acreditación han establecido reglas excepcionales para la realización de auditorías, incluyendo la posibilidad de auditorías remotas. Esto nos da, como organismo de certificación, las herramientas tan necesarias para continuar nuestras actividades comerciales y realizar auditorías, aunque a veces de manera bastante limitada. Para dar una visión general a nuestros clientes de todo el mundo sobre la situación del “Coronavirus”, creamos un sitio especial en nuestra página web corporativa, que ofrece algunas respuestas e información básicas. También proporciona enlaces a nuestras oficinas de expertos CFS y DQS Med, así como a DQS Inc. y DQS GmbH como principales titulares de la acreditación. Ellos a su vez proporcionan más información sobre normas específicas y reglas de acreditación.

Pero incluso aparte de estas excepcionales circunstancias actuales que hacen que los sitios de producción se cierren e impiden a los auditores cumplir sus tareas durante una auditoría in situ, nuestros clientes ya están preguntando si una auditoría remota es una adición útil a las auditorías in situ, y en qué medida? Nuestro documento “Auditorías Remotas”, explica en detalle los principios, requisitos, riesgos y oportunidades detrás del concepto. Ver White Paper, FAQ o bajar:

30.03.2020: Auditorías próximos

En vista de la situación de emergencia en que nos encontramos, queremos informarle que mantenemos las fechas de la Auditoría programada hasta dos semanas antes del primer día de Auditoría y si la situación no ha mejorado la re-programamos. Siempre tenemos en el enfoque las auditorías en los próximos 60 días, es decir el día de hoy veremos Abril y Mayo. Las auditorías en Junio y Julio en este momento todavía no planeamos mover.

También mantenerse actualizado a través de nuestros comunicaciones en Twitter:  @DQS_Caribe

Los responsables de los sistemas de gestión en las empresas certificadas han recibido un correo el día de hoy con más detalles.

19.03.2020 AVISO: Hasta el momento DQS Caribe no ha cancelado ni postergado auditorías.

16.03.2020: La oficina de DQS Caribe con sede en San Salvador, se ha re- organizado para corresponder a la situación actual. Ver detalles

Como esta afectado mi estándar?

El brote del virus de la corona tiene un impacto significativo en la planificación y ejecución oportuna de las auditorías de certificación en todo el mundo. Como se trata de una situación excepcional, los organismos de acreditación y los propietarios de los planes han adoptado exenciones. Sobre todo, éstas sirven para evitar en la medida de lo posible los efectos negativos sobre el estado de certificación de los certificados.

Esta página fue actualizada el 18 de marzo de 2020. La información está muy sujeta a cambios a medida que se desarrolla la situación. Por favor, compruebe regularmente.

Incluso durante esta situación extrema, los requisitos de los organismos de acreditación y los propietarios de los esquemas deben ser cumplidos. Recomendamos a todos los sitios certificados que se familiaricen con las disposiciones tomadas y, en caso de duda, que se pongan en contacto con su gestor de cuentas.

¿CUÁLES SON LAS CONSECUENCIAS SI NO SE PUEDE REALIZAR UNA AUDITORÍA A TIEMPO? ¿PUEDE SUSTITUIRSE LA AUDITORÍA REGULAR POR UNA AUDITORÍA A DISTANCIA?

Se aplican diferentes excepciones a los distintos esquemas y normas. Como la situación aún está en evolución, es posible que se introduzcan nuevas excepciones en los próximos días y semanas.

Normas del BRCGS:

Si las auditorías no pueden llevarse a cabo y un certificado está a punto de caducar, el BRCGS ofrece la opción de sustituir la auditoría de recertificación regular por una auditoría a distancia, cuya duración corresponde al 50% de la duración de la auditoría prevista. Dentro de los seis meses siguientes a la auditoría a distancia, debe realizarse in situ una auditoría GMP con el 50% restante de la duración de la auditoría prevista. La duración de la auditoría GMP in situ es también el 50 % de la duración de la auditoría regular. Puede encontrar información más detallada aquí.

Estándares IFS:

Si las auditorías no pueden tener lugar a tiempo, el certificado expira. Una extensión del certificado sin una auditoría no es posible. La base de datos del IFS muestra que el certificado no puede ser extendido debido a la pandemia de la corona. Sin embargo, actualmente se está elaborando un reglamento para las auditorías a distancia.

FSSC 22000:

Si una auditoría de recertificación no puede llevarse a cabo a tiempo, un día de auditoría debe realizarse como una auditoría remota. La auditoría in situ debe tener lugar dentro de los dos meses siguientes a la auditoría remota. La duración de la auditoría corresponde a la duración normal de la auditoría, menos un día de auditoría. Si todavía no es posible realizar una auditoría in situ dos meses después de la auditoría a distancia, puede aplazarse hasta un máximo de seis meses después de la auditoría a distancia. En este caso se aplica la duración normal de la auditoría.
Si no es posible realizar una auditoría de vigilancia a tiempo, se realizará una auditoría remota de medio día. La auditoría in situ deberá entonces tener lugar dentro de los seis meses siguientes a la auditoría a distancia. La duración de la auditoría corresponde a la duración normal de la auditoría, menos 0,5 días de auditoría.

EFISC – GTP:

Tanto las auditorías de vigilancia como las de recertificación pueden posponerse por un período máximo de seis meses.

FAMI-QS:

Las auditorías de vigilancia que no se hayan podido llevar a cabo a tiempo debido a la pandemia de la corona se deben reprogramar hasta el 31 de mayo de 2020 como máximo. En caso de que no sea posible realizar la auditoría de vigilancia antes del 31 de mayo, el certificado debe ser suspendido por un período de tres meses. Si no se lleva a cabo la auditoría en estos tres meses, el certificado debe ser retirado.
Auditorías de recertificación: Los certificados que caducan no pueden ser prorrogados sin una auditoría. Si un centro solicita la certificación después de que su certificado haya expirado, debe comenzar con una auditoría inicial, pero se puede saltar la auditoría de la etapa 1.

QS:

La regulación se describe en una carta informativa aqui.

ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 22000 – ISO 22301 – ISO 22716 – ISO 37001 – ISO 45001 – ISO 50001 …:

Teniendo en cuenta los requisitos de acreditación aplicables, DQS / DQS CFS GmbH ha decidido aceptar alternativas como las auditorías remotas, bajo circunstancias claramente definidas. De acuerdo con los requisitos de acreditación, DQS CFS GmbH está obligada a llevar a cabo una evaluación de riesgos basada en la información proporcionada por la organización certificada. Una auditoría remota sólo será posible después de una evaluación de riesgos positiva.

EFfCI GMP:

Tanto las auditorías de vigilancia como las de recertificación pueden posponerse hasta un máximo de seis meses, sin que ello tenga consecuencias para el estado de la certificación.

NECESITO CANCELAR UNA AUDITORÍA YA PLANEADA. ¿CÓMO PROCEDO?

En general, debe tenerse en cuenta que las cancelaciones sólo son posibles si una auditoría oportuna debido al virus de la corona supone un riesgo irrazonable o simplemente no es posible debido a las restricciones de viaje.

Si se siente obligado a cancelar una auditoría ya planeada, por favor infórmenos inmediatamente.

Puede cancelar la auditoría escribiéndonos un correo electrónico o llamar a su ejecutivo e informándonos de las fechas de la auditoría que deben ser canceladas. Por favor, también infórmenos sobre la franja de tiempo durante la cual las auditorías no son posibles. Este procedimiento se aplica tanto a las auditorías anunciadas como a las no anunciadas.

Si no nos ha informado y el auditor ya ha comenzado el viaje, lamentablemente los costos totales deben ser reembolsados.

Tenga en cuenta que las excepciones se aplican hasta nuevo aviso sólo para las cancelaciones de las fechas de auditoría en marzo y abril de 2020.